management sumber dya manusia

TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

MENGENAI SISTEM PERENCANAAN SDM

Disusun Oleh :

Nama : Mukti Wibowo

NPM : 25212152

Kelas : 2EB24

UNIVERSITAS GUNADARMA

BEKASI

2013

SISTEM PERENCANAAN SDM :

1.     Pengertian dan Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

2.     Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM

3.     Hubungan antara Perencanaan SDM dengan Anggaran

4.     Anggaran dam Manajemen Keuangan

5.     Forcasting SDM

1.Pengertian dan Tujuan Perencanaan SDM

A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM
Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:
“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa:
“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
1. Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:
Kepentingan Individu.
Kepentingan Organisasi.
Kepentingan Nasional.
2. Komponen-komponen Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:


Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.
Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat perencanaan SDM
Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

2.Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal).

1. Faktor-Faktor Eksternal
Yang dimaksud dengan faktor – faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Kiggundu, menyebutkan bahwa yang tergolong faktor-faktor eksternal adalah : (a) teknologi, (b) social budaya, (c) politik, dan (d) ekonomi.
Sedangkan S.P.Siagian memperluasnya menjadi 6 faktor, meliputi (a) situasi ekonomi, (b) social budaya, (c) politik, (d) peraturan perundang-undangan, (e) teknologi dan (f) pesaing. Sebenarnya dalam keempat factor yang dikemukakan oleh Kiggundu juga sudah termasuk factor administrasi dan hukum tersebut yang dikemukakan oleh S.P. Siagian tersebut.

2. Faktor—Faktor Internal
Yang dimaksud dengan factor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal, menurut S.P Siagian adalah : (a) rencana strategic, (b) anggaran, (c) estimasi produksi dan penjualan, (d) usaha atau kegiatan baru, dan (e) rancangan organisasi serta tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa factor-faktor internalnya meliputi : (a) Sistem Informasi manajemen dan organisasi, (b) sistem manajemen keuangan, (c) sistem marketing dan pasar, (d) sistem manajemen dan pelaksanaan.
Antara factor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap factor-faktor tersebut.

3. keputusan – keputusan organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.
A. Rencana strategi perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka waktu yang panjang untuk mencapai sasaran – sasaran seperti tingkat tingkat pertumbuhan produk baru atau segmen baru. Sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang di butuhkan di dalam waktu yang akan datang .

B. Dalam jangka pendek para perancana menterjemahkan rencana – rencana strategis menjadi oprasional dalam bentuk anggaran. Besar anggaran tepengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

C. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia. Jangka pendek.
D. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
E. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

4. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

3. Hubungan antara Perencanaan SDM dengan Anggaran

Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut:

1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara polotik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program kongret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke tujuan-tujuan program.

2. Karena gaji dan tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran atas sejumlah kedudukan dan dialokasiakan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan saran melalui mana lingkup dari pada administrasi publik perhubungan dengan lonteks politik lebih luas.

3. Perencanaan sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjabati antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan imbalan/kompensasi.

Dari semuanya itu, kata Klingner & Nalbandian, perencanaan sumber daya manusia yang diusulkan oleh para manajer instansi dipengaruhi oleh realitas politik pada prioritas-prioritas yang ditetapkan oleh lembaga legislatif, dan perkiraan-perkiraan sumber pendapatan.

Hubungan yang menonjol antara perencanaan sumber daya manusia dengan daya tanggap politik dapat ditunjukkan juga mealaui cara di mana pemotongan anggaran mempengaruhi instansi-instansi pemerintah. Selama krisis cutback manajement, langkah pertama dari manajemen biasanya berupa pemberhentian atau pembatasan penerimaan pegawai baru. Dengan cara demikian ini berarti berhenti mengisi kedudukan-kedudukan yang ada, dan karenanya kedudukan-kedudukan itu menjadi kosong. Jika situasinya menjadi sangat serius, kedudukan-kedudukan yang kurang penting dihapuskan, maka kedudukan-kedudukan tersebut dihapus selamanya dari instansi, dan gaji dan tunjangan yang dialokasiakn untuk kedudukan-kedudukan tersebut dikembalikan keapda lembaga legislatif. Atau, kalau situasi yang sangat buruk (cutback situation) dapat juga mnyebabkan pengurangan atas gaji dari para pegawai, apakah melaui tindakan badan legislatif langsung ataukah melalui perundingan dan ratifikasi persetujuan-persetujuan hasil tawar-menawar bersama.

Oleh karena iru nilai dominan yang paling mempengaruhi keterkaitan antara perencanaan sumber daya manusia dengan lingkungan luar dan aktivitas-aktivitas pengalokasian utama adalah daya tanggap politik.

sPada dasarnya, bagaimanapun juga daya tanggap politik merupakan nilai yang dominan. Pengadilan bisa menuntut gaji yang sama, atau suatu paket kompensasi/imbalan dapat dirundingkan melalui tawar-menawar bersama. Tetapi tidak satupun dari keputusan-keputusan itu dapat dilaksanakan sebelum badan legislatif, memalui persiapan anggaran dan proses persetujuan, mencairkan dan-dana tersebut untuk mengefektivkan keputusan-keputusan tersebut.

4. Anggaran Dan Manajemen Keuangan

Pengertian Anggaran Secara Umum

Anggaran merupakan suatu alat untuk perencanaan dan pengawasan operasi keuntungan dalam suatu organisasi laba dimana tingkat formalitas suatu budget tergantung besar kecilnya organisasi. Untuk melaksanakan tugas di atas, tentu saja diperlukan rencana yang matang. Dengan demikian dari gambaran tersebut dapat terasa pentingnya suatu perencanaan dan pengawasan yang baik hanya dapat diperoleh manajemen dengan mempelajari, menganalisa dan mempertimbangkan dengan seksama kemungkinan-kemungkinan, alternatif-alternatif dan konsekwensi yang ada sehingga dapat didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Munandar, (1985 : hal 1), pengertian anggaran yaitu:
“Budget (anggaran) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan. Yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.”
Menurut Y. Supriyanto, (1985:227), pengertian anggaran yaitu:
“Budgeting menunjukkan suatu proses, sejak dari tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang diperlukan. Pembagian tugas perencanaan, penyusunan rencana itu sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil-hasil pelaksanaan rencana.”


Tujuan Disusunnya Suatu Anggaran

Tujuan disusunnya suatu anggaran adalah:
1. Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian tujuan secara umum.
2. Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang.
3. Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga membangkitkan motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi.
4. Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat di mengerti dan di dukung oleh semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan.
Secara umum, tujuan disusunnya suatu anggaran adalah agar kebutuhan jangka pendek yang tercantum dalam anggaran dapat terpenuhi, anggaran akan menuntun agar pencapaian tujuan jangka pendek tetap konsisten sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan.
Usia anggaran pada umumnya satu tahun bertujuan agar anggaran harus memungkinkan untuk dilakukan revisi dari waktu ke waktu karena perubahan kondisi ekonomi peraturan pemerintah serta faktor-faktor eksternal lainnya.


Batasan-Batasan Anggaran

Batasan-batasan yang harus diperhatikan dalam menyusun anggaran adalah:
1. Angka-angka yang dipergunakan dalam anggaran hanya bersifat taksiran dan tidak mutlak.
Semua yang tercantum dalam anggaran itu belum tentu terjadi.
2. Anggaran harus terus disesuaikan dengan keadaan, sesuai dengan perubahan lingkungan.
3. penyusunan anggaran harus melibatkan seluruh jenjang manajemen.
4. Anggaran hanya sebagai alat bantu manajemen, jadi tidak boleh menghilangkan kebutuhan akan manajer yang cakap.

5.Forcasting SDM

1. A.    Pengertian

Forecasting MSDM adalah sebuah upaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi diwaktu yang akan datang.Forecasting  juga bermakna   usaha peramalan  ( prediksi ) kebutuhan-kebutuhan karyawan ( paling tidak secara informal ) diwaktu yang akan datang yang didasarkan pada ketajaman perencanaan SDM kedepan. meskipun mungkin prediksi tidak dibutuhkan.Peramalan kebutuhan SDM merupakan elemen penting dalam perencanaan sumber daya manusia. Peramalan SDM karyawan mencoba untuk menentukan apa yang dibutuhkan, baik permintaan keterampilan atau keahlian khusus dan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan. Jadi itu perlu dalam perencanaan adalah: jumlah, jenis, kualitas. Jadi pemahaman keseluruhan  Peramalan adalah upaya untuk memprediksi kebutuhan – kebutuhan analisis ketajaman organisasi yang mendasari perencanaan ke depan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dengan tuntutan keahlian atau keterampilan sesuai dengan jumlah, jenis, dan kualitas .

            Permintaan sumber daya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah ‘’pusat’’ kegiatan. Hampir semua perusahaan membuat Peramalan kebutuhan karyawan merupakan kegiatan terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasikan berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan. Baik faktor-faktor pengaruh langsung seperti persediaan personalia atau aspek-aspek organisasi lainnya, maupun faktor-faktor tidak langsung atau perubahan lingkungan ( ekstern). Kedua, organisasi melakukan forcast kebutuhan karyawan dalam suatu periode perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Forcast kebutuhan karyawan dibuat dengan mempertimbangkan keakuratan teknik peramalan yang digunakan.

1. B.    Faktor – faktor

Ada tiga faktor  yang mempengaruhi untuk dilakukannya forecast SDM bagi perusahaan adalah;

1. 1.      Faktor eksternal

Persediayaan karyawan berdasarkan analisa pasar tenaga kerja serta tren kondisi kependudukan sehingga ada kerjasama antara penyedia tenaga kerja denga perusahaan dengan menjamin kuantitas dan kualitas karyawan.

1. Faktor ekonomi nasional dan industri

faktor ini secara langsung berpengaruh rencana strategi (taktik) sebuah organisasi.

1.  faktor sosial politik dan hukum 

faktor- faktor ini tidak boleh diabaikan dalam sebuah organisasi termasuk juga dalam melakukan perencanaan SDM, faktor ini yang menempatkan penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa inggris yang semakin penting dalam bekomunikasi  telah mengharuskan organisasi menjadikan sebagai pertimbangan yang besar pengaruhnya dalam perencanaan SDM.

1.  Faktor  teknologi

perkembangan dan kemjuan ilmu pengetahuan yang pesat telah diiringi pula dengan  dihasilkannya teknologi baru, baik yang berhubungan dengan cara kerja dan peralatan untuk meningkatkan produktifitas dan kualitasnya baik untuk memenuhi  keinginan dan kebutuhan konsumen yang juga terus meningkat kualitasnya.

1. Faktor pesaing

faktor pesaing merupakan wujud dari tantangan yang semakin berat dalam dunia bisnis, bagi suatu organisasi akan mempengaruhi pasar bagi produknya baik berupa barang atau jasa, untuk merebut dan memenangkan sebuah organisasi diperlukan SDM yang kompetitif.

1. 2.      Faktor internal

Menghitung jumlah para karyawan serta mengevaluasi kemampuan mereka sebagai bentuk adanya kemungkinan untuk penugasan para karyawan untuk mengisisi lowongan – lowongan pekerjaan yang akan datang.[8]

1. Rencana strategik dan rencana operasional (taktik)

rencana ini tidak mungkin terwujud tanpa SDM yang relevan dan kompetitif, maksudnya suatu organisasi harus mempunyai keahlian dalam organisasinya sehingga mamp menghasilkan produk secara berkualitas .

1.  Anggaran (cost) SDM dilingkungan organisasi perusahaan yang disebut pekerjaan (karyawan) adalah orang yang digaji (diupah).
2. Peramalan (prediksi) produksi dan penjualan

 tidak bisa oleh dilakukan secara spekulatif, tetapi harus didasarkan pada data sebelumnya dan survey pasar agar dapat dilakukan perhitungan yang obyektif.

1.  Faktor bisnis baru

Dengan memperhatikan lingkungan dan kemampuan, menganalisis, dan memanfaatkan informasi selalu tebuka peluang bagi organisasi.

1. Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan

Dirancang untuk mewujudkan pekerjaan agar berlangsung efektif dan efisien.

1. Faktor keterbukaan

Manajer yang terbukadengan memberikan informasi yang lengkapuntuk melakukan analisis tenaga kerja maka akan memberikan peluang dihasilkannya perencanaan yang akurat. 

1. 3.      Faktor ketenagakerjaan

Adalah untuk meningkatkan kecermatan dalam menyusun perencanaan tenaga kerja atau SDM kedepan.[9]

1. Pensiun, PHK, Meninggal dunia, dan karyawan yang sering absen, sehingga tidak luput dari prediksi manajemen SDM dan harus ada penggantinya
2. Promosi ( kenaikan pangkat ), pindah, dan kaeryawan yang mendapat tugas pelatihan diluarjuga harus diperhitungkan, baik dengan cara pergantian maupun rancangan penempatanyang lebih tepat.[10]

1. C.     TEKNIK-TEKNIK

Adanya identifikasi terhadap beberapa dari sekian teknik forecasting untuk menentukan dan digunakan  mana yang paling akurat. Apakah ;

1. 1.      Teknik delphi

Para perencana departemen personalia berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan kembali ke para ahli, kemudia para ahli melakukan survei lagi setelah mereka menerima umpan balik tersebut, kegiatan ini di ulang sampai para ahli mencapai konsensus.

1. 2.      Analisis trend

Ada dua metode forecasting yang paling sederhana yaitu

• Ekstrapolasi adalah mendasarkan pada tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyeksi di akan datang ,
•  indeksi adalah kebutuhan karyawan diwaktu yang akan datang dengan menandai tingkat perkembangan karyawan secara indeks[11].

1. 3.      Pendapat lain

• Anggaran dan analisis perencanaan, secara umum adanya anggaran dan rencana untuk jangka pendek maupun jangka panjangdengan memberikan otoritas pada karyawan.
• Analisis usaha baru, memperkirakan SDM melalui perbandingan dengan organisasi serupa.
• Analisis computer, rangkaian formulasi matematis yang digunakan secara serentak untuk menghitung kebutuhan SDM yang akan datang.
• Analisis struktur organisasi, adalah bentuk cerminan dari semua kegiatan operasi perusahaan.