Persiapan Administrasi Usaha

PERSIAPAN ADMINISTRASI USAHA

PENGERTIAN ADMINISTRASI

                Kata administrasi berasal dari bahasa latin yakni Ad yang artinya intensif dan Ministrase  yang artinya melayani. Sedangkan kata administrasi yang sering digunakan di indonesia berasal dari bahasa Belanda yaitu Administratie. Menurut pendapat  John  M.P Fiffner, administrasi digunakan sebagai sistem pencatatan, pengorganisasian, penglompokan, dan penjurusan data dari sumber-sumber manusia dan bahanya untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

MAKSUD DAN TUJUAN ADMINISTRASI

Adapun maksud dan tujuan dari adanya Administrasi adalah sebagai berikut :

a.       Mendapatkan informasi atas kegiatan usah yang telah dilakukan oleh perusahaan

b.      Mendapatkan data yang akurat dalam tujuan untuk mengambil keputusan yang strategis (strategic decision macing process)

c.       Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaanya

d.      Mengetahui kinerja perusahaan yang dahulu dan sekarang

e.      Memperlancar proses-proses antar bagian, departemen, divisi dalam menjalankan pekerjaanya

KEGUNAAN ADMINISTRASI

a.       Sebagai alat manajemen bagi seorang wirausaha (laporanya)

b.      Sebagai alat penilaian bagi para wirausaha (catatanya)

c.       Sebagai alat bukti pertanggung jawaban para wirausaha dalam menjalankan kegiatan usahanya (catatan dan laporannya)

KEGIATAN ADMINISTRASI

                Kegiatan administrasi merupakan seluruh kegiatan atau pekerjaan yang perlu dilakukan dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah :

a.       Menyelenggarakan pembukuan yang meliputi pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang, utang, piutang dan pajak perusahaan

b.      Membuat daftar gaji karyawan

c.       Mencatat penyelenggaraan produksi, jumlah persediaan barang, pembelian dan penjualan barang

d.      Melakukan surat menyurat kedalam dan keluar perusahaan

e.      Mencatat pesanan-pesanan

f.        Melakukan pengarsipan dokumen-dokumen

g.       Menyusun rancangan anggaran perusahaan

PROSES PELAKSANAAN ADMINISTRASI

Ada dua cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegitan administrasi dan pencatatan, yaitu :

a.       Sistem Pencatatan Terus Menerus

Pada sistem pencatatan ini, semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinu (terus menerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan atau rekening kartu atau buku administrasi tersendiri.

b.      Sistem Pencatatan Secara Periodik

Pada sistem ini, kegiatan administrasi hanya diadakan setiap terjadi penerimaan uang atau piutang saja, tidak ada jurnal untukmengurangi prekiraan atau rekening pembelian.

Proses penataan dokumen-dokumen perusahaan yang sering digunakan adalah sebagai berikut :

a)      Pemeriksaan atau penyortiran dokumen-dokumen

b)      Pemberian kode pada masing-masing jenis dokumen

c)       Penyimpanan dokumen-dokumen ditempat khusus secara terpisah

d)      Membuat katalog atau pedoman sehingga pencarian dokumen lebih mudah dengan menelusuri kode-kode yang telah dibuat sebelumnya

e)      Dokumen-dokumen yang telah disusun siap untuk dipergunakan sesuai kebutuhan